Un assistant ou une assistante d'équipeDépartement Loire-Atlantique

Le Département de Loire-Atlantique est une collectivité innovante au service de la population. Les 5 000 agents qui y travaillent en sont les principaux acteurs au quotidien. Chaque jour, ils agissent et garantissent des services publics de proximité et de qualité aux citoyens. Plus de 150 métiers sont représentés. Des métiers, des compétences et des expertises qui s'expriment dans de nombreux domaines d'activités : l'action sociale, les routes et infrastructures, l'éducation, la préservation des espaces naturels, le numérique... Des métiers et des secteurs différents mais qui ont un dénominateur commun : le service public. Travailler dans une collectivité territoriale comme le Département, c’est avant tout un choix, celui d’œuvrer pour l’intérêt général en se mettant au service des habitant-es de Loire-Atlantique.

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Vous assistez et soutenez le fonctionnement du service organisation et du service évaluation et contrôle de gestion

Vous assurez la fonction d’assistant·e : 

• accueil téléphonique (réponse de 1er niveau, orientation, filtrage…)
• gestion des courriers (arrivée-départ dans admimail)
• gestion des agendas et plannings
• travaux bureautiques (mise en forme, relecture… de rapports, courriers, notes, tableaux)
• organisation et préparation de réunions (invitation, réservations, suivi des présences, dossier…)
• accueil des nouveaux collègues
• soutien logistique (commandes, multi-copieur, suivi des emprunts…)
• classement et archivage de dossiers (référent archives)

Vous assistez les chargé·es d’étude et consultant·es en organisation :

• réalisation et formalisation de procédures, accompagnement des services
• préparation de la commission consultative des services publics locaux (CCSPL) en lien avec la contrôleuse de gestion
• soutien à la gestion de certains dossiers pour les deux services

Vous assurez les fonctions administratives pour les deux services :

• suivi budgétaire et comptable
• mise en place et suivi des consultations de marchés publics
• gestion administrative des services (rh, numérique…)
• contributeur·rice Planet (intranet)
• référent·e numérique
• favoriser les échanges entre les deux services (organisation temps de partage, de cohésion…)

Vous accompagnez le réseau des facilitateur·trices graphiques (programmation réunions, formations, achats…)

Vous faites preuve :

• de polyvalence, de curiosité et de rigueur
• d'anticipation, d'organisation et de gestion des priorités
• de réactivité et d'autonomie
• de discrétion et de diplomatie

Vous avez : 

• la capacité et le goût du travail en équipe
• une bonne compréhension des règles et procédures de commande publique, d’exécution budgétaire et comptable

Vous connaissez : 

• la vie administrative et des services de la collectivité
• les techniques documentaires de classement et d’archivage

Vous maîtrisez :

• les processus transversaux internes (délibératif, logistique, ressources humaines…)
• les outils bureautiques et logiciels métier : Microsoft 365, Grand Angle, Délib, Admimail, Ger Espaces, Marcoweb, plateforme des marchés publics, Draw…
• les régles et consignes de la démarche qualité accueil