Assistante ou Assistant de gestion administrative (H/F)France Travail

Au sein du Département Systèmes Energétiques et Environnement (DSEE) et sous la responsabilité du responsable du département, nous recrutons une assistante ou un assistant de gestion administrative.

Vous contribuez à l'animation et à la mise en œuvre de la gestion administrative du département, vos missions principales seront les suivantes :

1. Gestion des personnels y compris recrutement, élaboration des dossiers d'accueil, dossiers de recrutement des doctorants, stagiaires, CDD en interface avec la Direction de la Recherche et la Direction des Ressources Humaines.
- Constitution des dossiers et suivi des échéances.
- Suivi relationnel avec les intéressés avant et pendant la durée du séjour (alerte des problématiques éventuelles : titres de séjour, prolongations, difficultés.).
- Accueil physique des nouveaux arrivants (CDI, CDD, stagiaires) ; s'assurer de leur bonne intégration en s'appuyant sur les services et supports à disposition (badge, bureau, ordinateur, signature contrat de travail etc.)

2. Gestion des missions nationales et internationales.
- Préparation de l'ordre de mission en lien avec l'agent, réservation des titres de transport et hébergement sur les applications idoines. Alerte sur nécessité de visa pour certains agents en fonction des pays. Suivi du dossier, envoi des documents de voyages nécessaires à l'agent. Gestion de l'état de frais au retour, en lien avec l'agent.

3. Gestions diverses du département DSEE
- Assurer un soutien sur certaines activités administratives en interface entre les fonctions supports et les enseignants-chercheurs du département et/ou au chef de département (suivi signatures autorisations diverses, cumul, menues dépenses, planification des entretiens annuels).
- Logistique des locaux.
- Elaboration des bons de commande hors matériels scientifiques (inscription congrès, adhésion sociétés savantes etc.).
- Veiller à la bonne circulation des informations au sein du département.
- Programmation des réunions de laboratoire.
- Mise en place et suivi d'un planning hebdomadaire pour les personnels du DSEE, notamment du fait du télétravail flottant.

4. Gestions des dossiers administratifs des intervenants du Msc PBPE/PM3E ; organisation de leurs déplacements et séjours à Nantes ; accueil physique.

Formation

- Bac + 2 ou équivalent
- Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans
- Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences

- Excellente maîtrise des outils bureautiques
- Bonne maîtrise des procédures administratives.
- Excellente maîtrise de l'orthographe.
- Bon niveau en anglais (parler, lire et écrire en anglais dans le cadre de l'accueil des doctorants étrangers, autres personnels et invités, vacataires etc.)

Capacités et aptitudes

- Capacité d'organisation
- Anticiper, planifier, préparer les dossiers
- Gérer ses priorités, gérer des dossiers en parallèle
- S'adapter à son interlocuteur
- Fiabilité, loyauté, confidentialité, diplomatie, disponibilité

Annuel de 23100.0 Euros à 30000.0 Euros sur 12.0 mois
Primes
Restauration