Référent.e en gestion administratif.ve du département de sciences infirmièresUniversité d'Angers

L'Université d'Angers, 3ème employeur du territoire, est une université pluridisciplinaire avec un secteur santé, accueillant plus de 24000 étudiants. L'établissement est réparti sur 3 campus angevins (Belle-Beille, Saint-Serge et Santé) et 2 campus délocalisés (à Cholet et Saumur).

L'université comprend 8 composantes (5 UFR, 1 IUT, 1 IAE et 1 école d'ingénieur interne), 5 services communs et 30 unités et structures fédératives de recherche. Avec le meilleur taux de réussite en licence en 3 ans en France, l'établissement s'est donné comme priorité de maintenir un taux d'insertion professionnelle de l'ordre de 90%. Grâce aux nombreux projets innovants qu'elle porte et à son ouverture sur le monde, l'UA permet à chacun d'évoluer dans un environnement stimulant. Son budget annuel est de 140 M€ (dont 115 M€ de masse salariale). L'UA compte 1062 enseignants et enseignants-chercheurs, 773 personnels administratifs et techniques et près de 2000 vacataires, et recherche des acteurs impliqués et audacieux.

Au cœur d'une région reconnue pour sa qualité de vie, l'Université d'Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l'épanouissement de ses personnels et étudiants.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d'innovation, de citoyenneté, de partage et d'accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous !

Contexte de la mission

La Faculté de Santé compte 5 départements de formation (médecine, maïeutique, pharmacie, sciences infirmières, sciences de la réadaptation), 135 personnels administratifs et techniques, 140 enseignants, le tout au service d'une population de près de 6000 étudiants.

Le département des sciences infirmières comprend les 3 IFSI du Maine-et-Loire (Angers, Cholet et Saumur) et pourrait intégrer à l'avenir l'IFSI du Mans.

La·le référent.e administratif·ve évolue directement sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice du département en sciences infirmières tout en étant rattaché hiérarchiquement à la directrice des services de la faculté et interagit avec les autres départements de la faculté de santé

La/le référent.e administratif·ve est en relation avec :

- Les IFSI du département ;

- Les enseignants ;

- Les scolarités de la faculté, en particulier la scolarité PluriPass/LAS ;

- Le service de formation continue en santé

- Le service logistique, accueil, maintenance et jardin ;

- Le service Modélisation, assistance et formation de la DEVEC ;

- Le service Relations Internationales de la faculté ;

- Les partenaires institutionnels (Région, ARS, ALM).

Participer à la mise en œuvre du département de sciences infirmières (DeSI) au sein de la faculté de santé

• Préparer et organiser des réunions (instances, commissions spécialisées, jurys, etc.), rédiger des comptes rendus, élaborer des relevés de décisions

• Assurer le suivi des travaux et le dépôt sur moodle des comptes rendus et travaux du CODIR et du groupe projet du département de sciences IDE

• Accueillir et traiter les messages téléphoniques, gérer les RDV, gérer la correspondance

• Superviser et suivre les procédures de mise en œuvre et conformité

• Intervenir en appui de l'instruction des dossiers (ex : vie étudiante, état des lieux des actions de simulation en santé pour les 3 IFSI, ERASMUS, etc.)

• Réaliser le rapport d'activité du département

• Favoriser la coordination des IFSI intégrées dans le projet licence et le reporting à la direction et aux membres du CODIR du DeSI

• Assurer la coordination entre les départements de Pharmacie, Médecine, Maïeutique et Sciences infirmières

• Participer aux actions de communication : réalisation de documents, participations aux évènements de promotion du département (type Journée Porte Ouverte de l'UA…)
  

Assurer l'accueil, le suivi administratif des étudiants en soins infirmiers

• Accueillir, informer et orienter les usagers du service

• Réaliser les actions administratives permettant le suivi universitaire des étudiants en soins infirmiers : procéder aux inscriptions, harmoniser des données produites par les IFSI, saisies des notes dans les outils internes (APOGEE)

• Participer le cas échéant à la commission administrative du DeSI

• Assurer la collaboration avec le comité de direction ainsi que le comité pédagogique dans le cadre de la mise en œuvre du Master en pratiques avancées

• Assurer la collaboration avec le département de formation continue dans le cadre de portage de formations communes
  
  

Participer au développement du projet interprofessionnel

• Assurer la coordination entre les départements de formation de la faculté et celui des sciences infirmières

• Organiser le planning des réunions et des manifestations

• Préparer les interventions des formateurs et autres intervenants
  

Participer au suivi de l'activité de simulation en santé impliquant les IFSI

• Assurer la collaboration entre les membres du centre de simulation

• Suivre les dossiers d'investissements et de subventions auprès des partenaires (Région, ARS, ALM,)

• Participer aux synthèses d'activité et bilans financiers annuels

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d'élaboration de documents

• Gestion des données en tableau (EXCEL)

• Culture internet

• Techniques de communication

• Langue anglaise : A2 à B1
  

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Proposer des outils et ou modes d'organisation pour l'évolution de son activité

• Mettre en œuvre une démarche qualité
  

Savoir-être :

• Autonomie

• Sens de l'organisation

• Aptitude à porter les valeurs de la structure

• Aptitude à rechercher l'information nécessaire à son poste

• Qualités d'expression et de clarté

• Rigueur / Fiabilité

• Sens relationnel

• Sens de la discrétion et de la confidentialité des informations et des données

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Poste ouvert uniquement aux contractuels

Catégorie/corps : B

Diplôme requis : Bac/Bac+2

Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois

Date de démarrage du contrat souhaitée : Octobre 2024

Rémunération brute mensuelle : A partir de 1836€ et selon grilles et expérience

Quotité de travail : 100%

Date limite de candidature : 22/09/2024

Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires