ASSISTANT ADMINISTRATIF F/HAPECITA

Créée en 1954, agréée par l'ANPE en 1970 et reconnue d'utilité publique en 1971, l'APECITA est devenue en 1981, par la volonté des partenaires sociaux, une association paritaire au service de l'ensemble de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de l'Environnement.

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l'ESA : la planification et l'organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule qui encadre la cellule Conseils Admissions et Financements :

Missions principales :

Ø Mettre en place un lien entre la Cellule CAF et le service de comptabilité :

• Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs
• Préparer les commandes de vente ou d'avoir sur l'outil SAGE
• Mettre à jour les tableaux de suivi des stagiaires financés suite aux facturations
• Clôturer les dossiers des stagiaires financés en renfort de l'équipe.

Ø Être référent.e du traitement des résiliations des stagiaires en lien avec l'équipe pédagogique et le service de comptabilité :

• Informer de la procédure de résiliation auprès des stagiaires par téléphone, mail, etc.
• Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).

Ø Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :

• Extraire les données de l'outil pédagogique et mettre en forme sous forme de tableau Excel
• Contrôler les feuilles d'émargement pour vérifier la réalisation des heures financées dans le but de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.

Ø Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance sur du 1er niveau de renseignement :

• Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l'orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.

Missions secondaires en renfort de l'équipe :

Ø Elaborer les parcours de formation, les contrats, et l'inscription de stagiaires :

• Réaliser et envoyer les contrats d'enseignement à distance,
• Traiter les contrats qui reviennent (vérification des pièces) et procéder à l'inscription administrative.

Missions complémentaires :

• Assurer la promotion et le suivi de l'activité de prospection,
• Représenter l'EAD et l'ESA aux Journées Portes Ouvertes,
• Archivage des dossiers.

Formation et expérience :

• Bac professionnel, technologique ou 1ère année de BTS, en vue de l'obtention d'un diplôme en gestion d'entreprise (type BTS GPME ou BUT GEA) en 1ère, 2ème ou 3ème année

Compétences spécifiques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office)
• Adaptabilité à prendre en main de différents logiciels métiers

Aptitudes professionnelles :

• Rigueur, autonomie, organisation, esprit d'équipe