09/09/2024 - ASSISTANT ADMINISTRATIF ACHAT ET APPROVISIONNEMENT H/F (Centre Hospitalier Saint-Calais)FHF

* Fonction : Assistant administratif service achat-approvisionnement (65%) Agent d'accueil (35%) à l'EHPAD de Bessé-sur-Braye * Position dans la structure : liaisons hiérarchiques : coordonnateur territorial des achats de la direction commune / Directeur Délégué adjoint liaisons fonctionnelles internes : tous services Relations avec les partenaires extérieurs : fournisseurs et prestataires extérieurs, autres établissements de santé, trésorerie, familles des résidents * Conditions de travail : Quotité de travail : 100% - Forfait de 37h30 avec 15 jours de RTT - Repos fixes le samedi, dimanche et fériés - Grade : adjoint administratif - Rémunération : correspondant à la grille indiciaire du grade d'adjoint administratif * Missions générales : Achat-approvisionnement : Assurer les approvisionnements alimentaires du service restauration. Assurer les approvisionnements des produits stockés au magasin. Assurer le suivi des dossiers d'assurance Agent administratif Bessé sur Braye : Assurer les remplacements de la personne en poste lors des congés de celle-ci (accueil de l'établissement, accueil des familles, gestion des contrats des agents, réception téléphonique, gestion administrative des résidents). * Missions permanentes : Activités au service achat-approvisionnement : Mettre à jour les tableaux de bords mensuels. Réaliser les engagements de dépenses pour l'année Ajuster les engagements de dépenses en cours d'exercice Contrôler et saisir de manière hebdomadaire les factures (liquidations) Régler les litiges avec les fournisseurs Assurer le mandatement des factures urgentes, puis en assurer le classement Assurer le suivi des entrées et sorties de stocks et réaliser les inventaires Assurer un accueil de qualité aux différents fournisseurs et prendre les rendez-vous Rendre compte de son travail au coordonnateur territorial des achats de la direction commune et l'informer sur tout dysfonctionnement du service Participer aux conseils de service. Saisie des éléments de marché dans GEF Saisie et mise à jour des fiches de stocks (marché, nomenclatures achat) Gérer la gestion des pièces comptables en erreur sur son champ de compétence (rejet du trésorier) Mettre à jour le statut des factures sur la plateforme CHORUS * Missions spécifiques : Activités liées à l'approvisionnement des produits stockés au magasin (épicerie, produits d'entretien, produits d'hygiène et d'incontinence, petits DM non stériles) Assurer la mise à jour des articles de stock (marché, conditions d'achat, tarifs, code CMP) Procéder aux vérifications des tarifs proposés par les fournisseurs vs devis / marché. Participer à l'inventaire du magasin et procéder aux opérations de régularisations d'inventaire Contrôler le journal des entrées et sorties de stocks. Réaliser l'inventaire du magasin général afin d'assurer une vérification optimale avec le journal des entrées et sorties de stocks. Participer aux recensements de besoins pour les groupements d'achats (suivre les conventions passées avec les établissements coordonnateurs / l'établissement support, effectuer le recensement des besoins avec les responsables concernés) * Qualités professionnelles requises : Connaissances souhaitées des principes de la commande publique Bonne maitrise de l'outil informatique et logiciel associé (GEF) Capacité à rédiger, bonne expression écrite et orale Sens de la relation et de l'équipe Ouverture d'esprit et curiosité intellectuelle Qualités relationnelles avec les fournisseurs et en interne Esprit de synthèse Sens de l'initiative et réactivité Niveau de formation requis : Niveau BAC + 2 Expérience professionnelle souhaitée : Oui Mme LESOURD Lucie RESSOURCES HUMAINES