L'assitant(e) technique planning intervient sur des missions :

Missions de plannification des interventions :

• Etablir le planning de référence toutes activités (soir/weekend, couchers tardifs, portage repas…) et le mettre à jour,
• Communiquer le planning aux responsables et aux salariés,
• Informer les clients du planning d’intervention et de changements éventuels,
• Gérer le planning d’urgence (selon absences, hospitalisations, ADOMI…),
• Participer à l’organisation de l’entraide ou mise à disposition et la planifier,
• Suivre les modulations,
• Assister aux réunions de concertation des aides à domicile.

Missions d'accueil et de secrétariat : 

• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Répondre aux questions des interlocuteurs ou les réorienter vers les services compétents,
• Relever les messages téléphoniques, mails, courriers et les traiter,
• Tenir à jour un cahier de transmission afin de consigner tous les appels/visites/envois/réceptions de courriers,
• Classer et archiver les documents (notamment URSSAF, DIRRECTE),
• Gérer l’intendance (stock de fournitures intervenants/bureau)

Mission de gestion administrative des dossiers : 

• Aider les référents à remplir les dossiers de prise en charge, les réceptionner dans l'outil informatique et les transmettre aux personnes aidées 
• Réaliser des évaluations à domicile
• Suivre les accords et les renouvellements
• Saisir mensuellement les données permettant le traitement de la facturation
• Assurer l'ensemble des démarches liées à l'embauche de salariés et les transmettre à la Fédération (contrat de travail, avenants,...)
• Assurer la préparation de la paie
• Suivre les formalités administratives liées aux absences
• Relayer les informations concernant la formation des salariés

La responsable de secteur intervient sur les missions suivantes : 

Appui au pilotage de l'association :

• Préparer et participer aux bureaux et aux commissions du personnel,
• Assurer le reporting de son activité auprès des instances statutaires de l’association,
• Analyser les indicateurs de gestion et proposer les actions qui en découlent,
• Proposer et mettre en place une organisation administrative efficace,
• Assurer le respect des règles de la vie associative, des statuts, du règlement intérieur, du projet associatif.

Management des ressources humaines : 

• Mettre en œuvre les décisions de la commission du personnel,
• Manager hiérarchiquement le pôle administratif (4-7 salariés) et manager fonctionnellement le personnel d’intervention,
• Mener des entretiens de recadrage et en faire le compte-rendu jusqu’au rappel à l’ordre,
• Conseiller et accompagner les responsables employeurs dans la réalisation des processus disciplinaires et les relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP).

Coordonner la réponse aux besoins : 

• Coordonner la réalisation des évaluations et du projet individualisé en s’assurant de l’application de la loi 2.2 et de l’utilisation des outils et procédures du réseau (évaluation du besoin et du domicile, projet personnalisé, devis-contrat, …),
• Réaliser des évaluations dans les situations de handicap et de forte dépendance,
• S’assurer du traitement et de la gestion : des réclamations et des situations complexes,
• Suivre et animer la démarche d’amélioration continue de la qualité

Développer l'activité et les partenariats :

• Représenter l’association dans les relations partenariales techniques avec les acteurs du médico-social et du social
• Etre en veille des opportunités de nouveaux partenariats
• Participer à des groupes de travail avec des partenaires
• Contribuer à l’identification de l’ADMR comme acteur du territoire